Groeien als verhuurder
KvK- en bedrijfsgegevens correct gebruiken op je verhuurprofiel
Je bedrijfsgegevens zijn geen marketing, maar ze bepalen wel of een huurder je vertrouwt en of een zakelijke klant zaken met je kan doen. Het gaat om een paar gegevens die precies moeten kloppen: je naam, je adres en de koppeling met het handelsregister. Deze gids helpt je die netjes op orde te brengen.
Statutaire naam en handelsnaam
Veel verhuurbedrijven hebben een officiële naam die anders is dan de naam waaronder klanten ze kennen. Een bv heet bijvoorbeeld Jansen Holding B.V., terwijl de verhuur Verhuur Centrum West heet. Gebruik online de handelsnaam waaronder huurders je kennen, maar zorg dat die handelsnaam ook in het handelsregister is ingeschreven. Zo kan een huurder die je opzoekt, je terugvinden.
Heb je meerdere handelsnamen, bijvoorbeeld een voor machineverhuur en een voor feestverhuur, gebruik dan per kanaal de naam die bij dat aanbod hoort, en meng ze niet op één profiel.
Het juiste adres
In het register staat je vestigingsadres. Online wil een huurder vooral weten waar hij kan ophalen. Meestal is dat hetzelfde, maar niet altijd. Zit je administratie op een ander adres dan je loods, toon dan het adres waar huurders naartoe moeten als bezoekadres, en zorg dat die locatie ook als vestiging bekend is als dat nodig is. Een huurder die naar een kantoorpand rijdt terwijl de aanhangers een paar kilometer verderop staan, is niet blij.
Wijzigingen bijhouden
Bedrijfsgegevens veranderen vaker dan je denkt. Een verhuizing, een nieuwe rechtsvorm, een overname of een nieuwe handelsnaam: elke wijziging moet door naar je website, je platformprofielen, je facturen en je e-mailhandtekening. Maak een lijst van alle plekken waar je gegevens staan en loop die af bij elke wijziging. Anders ontstaat er precies de inconsistentie waar een voorzichtige huurder op afhaakt; zie vertrouwen vergroten met controleerbare bedrijfsinformatie.
Tip: Bewaar die lijst van kanalen op een vaste plek, samen met de inloggegevens van elk kanaal. Bij personeelswisselingen weet dan nog steeds iemand waar alles staat.
Wat je niet hoeft te publiceren
Meer gegevens is niet automatisch beter. Een huurder heeft niets aan je privéadres, de namen van alle bestuurders of je persoonlijke mobiele nummer als dat niet het zakelijke contactnummer is. Werk je als eenmanszaak vanuit huis, dan kun je volstaan met een afhaalpunt of servicegebied en een zakelijk telefoonnummer. Let ook op persoonsgegevens van medewerkers: noem een naam als contactpersoon alleen als die medewerker daarmee akkoord is.
Waarom zakelijke klanten hierop letten
Voor een aannemer, evenementenbureau of gemeente zijn correcte bedrijfsgegevens geen detail. Ze moeten je kunnen aanmaken als leverancier, en de gegevens op je offerte en factuur moeten overeenkomen met het register. Kloppen die niet, dan loopt de betaling vertraging op of haakt de inkoper af. Lees meer in meer zakelijke huurders bereiken.
Een korte controle
- Zoek je bedrijf op in het handelsregister en vergelijk naam en adres met je profiel.
- Controleer of de handelsnaam op je profiel ook in het register staat.
- Vergelijk je factuurgegevens met die van je website.
- Kijk of je telefoonnummer en e-mailadres overal gelijk zijn.
Veelgestelde vragen
Moet mijn statutaire naam op mijn profiel staan?
Niet per se. Gebruik de naam waaronder huurders je kennen, zolang die als handelsnaam geregistreerd is. Op je facturen en in je voorwaarden hoort de officiële naam wel.
Ik ben verhuisd. Wat pas ik als eerste aan?
Het adres op de kanalen waar huurders je vinden, zoals je profielen en je website. Een huurder die naar een oud adres rijdt, merkt het als eerste.
Moet ik mijn btw-nummer tonen?
Op offertes en facturen wel. Op een profiel voor huurders is het meestal niet nodig.