Groeien als verhuurder
Meer boekingen voor vergaderruimtes
Wie een vergaderruimte boekt, doet dat meestal voor anderen: een team, een klant, een groep cursisten. Hij moet ervoor zorgen dat de ruimte past, alles werkt en iedereen er makkelijk komt. Een verhuurder die die zorgen wegneemt met duidelijke informatie, wordt sneller geboekt en vaker opnieuw.
Capaciteit per opstelling
Een kale capaciteit zegt weinig; zakelijke huurders willen weten hoe de ruimte eruitziet in hún opstelling. Noem per zaal de capaciteit voor de gangbare opstellingen:
- boardroom: één grote tafel, voor overleg en directievergaderingen;
- U-vorm: voor trainingen en workshops met interactie;
- theater: voor presentaties aan een grotere groep;
- schoolopstelling: voor cursussen waarbij deelnemers schrijven of een laptop gebruiken.
Voeg per opstelling een foto toe van de echte zaal in die opstelling. Dat beantwoordt meer vragen dan een plattegrond.
Faciliteiten die vanzelfsprekend lijken
Wifi, een scherm of beamer, een whiteboard, daglicht, airconditioning: voor een boeker lijken het basisvoorzieningen, maar hij wil zeker weten dat ze er zijn. Noem ze expliciet, net als wat er extra kan, zoals videovergaderapparatuur, flip-overs of een geluidsinstallatie. Maak duidelijk wat bij de prijs is inbegrepen en wat apart wordt gerekend.
Tip: Vermeld of er technische ondersteuning aanwezig is als de verbinding of het scherm niet werkt. Voor een boeker die een belangrijke presentatie heeft, is dat geruststellend.
Catering
Koffie, thee, lunch, een borrel na afloop: catering is voor veel boekers een belangrijk onderdeel. Maak duidelijk welke opties er zijn, of je rekening houdt met dieetwensen en of externe catering is toegestaan. Pakketten zoals een dagarrangement kunnen de keuze makkelijker maken, mits de inhoud helder is.
Bereikbaarheid
Deelnemers moeten er komen. Vermeld de parkeermogelijkheden, of parkeren gratis is, hoe ver het dichtstbijzijnde station of de bushalte is en of de ruimte toegankelijk is voor mensen met een beperking. Een korte routebeschrijving die de boeker kan doorsturen aan deelnemers, wordt gewaardeerd.
Boeken en annuleren
Zakelijke boekers willen snel weten of een ruimte beschikbaar is en hoe ze kunnen boeken. Maak duidelijk hoe dat werkt: online, per telefoon of per mail. Leg de annuleringsvoorwaarden uit, en of het aantal deelnemers tot kort van tevoren kan worden aangepast. Voor bedrijven is facturatie op rekening vaak een vereiste; zie meer zakelijke huurders bereiken.
Je zalen op het platform
Een officemanager die vergaderruimtes vergelijkt, zoekt meestal op de plaats waar de deelnemers vandaan komen. Begin je profieltekst met het aantal zalen, de capaciteit en de ligging, bijvoorbeeld vlak bij de snelweg of op loopafstand van het station. Gebruik echte foto’s van de ruimtes; zie verhuurfoto’s die huurders helpen beslissen.
Welke zalen lopen, en waarom
Houd boekingen per zaal bij, aanvragen per opstelling en de extra omzet uit catering en techniek. Een zaal die zelden geboekt wordt, heeft misschien een betere beschrijving of foto nodig, of past niet bij de vraag. Veel aanvragen voor een opstelling die je niet kunt bieden, zijn een signaal om je indeling te heroverwegen.
Veelgestelde vragen
Moet ik prijzen per dagdeel tonen?
Ja, als je per dagdeel verhuurt. Zakelijke boekers vergelijken vaak op prijs per dagdeel of per persoon inclusief catering.
Hoe ga ik om met boekingen voor meerdere dagen?
Vermeld of de opstelling kan blijven staan en of materiaal van de huurder kan worden achtergelaten. Dat is voor trainingen belangrijk.
Kan ik ook particulieren bedienen?
Dat kan, bijvoorbeeld voor een verjaardag of bijeenkomst. Maak duidelijk of de ruimte daarvoor geschikt is.